§1 Grundsätzliche Aufgaben
Der Vorstand führt die Geschäfte der Bürgerstiftung Ditzingen gem. §8 der Satzung sowie nach Maßgabe der Gesetze und im Sinne der Präambel der Satzung und der nachfolgenden Geschäftsordnung in gemeinsamer Verantwortung.
§2 Geschäftsbereiche des Vorstandes
(1) Der Vorstand führt gemeinsam die Geschäfte der Bürgerstiftung Ditzingen:
- Projektarbeit
- Fundraising
- Öffentlichkeitsarbeit
- Finanz- und Vermögensverwaltung incl. Controlling
- Stiftungsverwaltung
(2) Der Vorstand kann zu einzelnen Tagesordnungspunkten, zu einzelnen Sitzungen oder regelmäßig Gäste einladen. Sie nehmen an den Sitzungen des Vorstands mit beratender Stimme teil.
(3) Der Vorstand sorgt für die Einhaltung der Ziele, für die Konzepte und das Projektmanagement der von der Bürgerstiftung selbst durchgeführten Projekte oder geförderten Maßnahmen.
(4) Der Vorstand ist verantwortlich für die Methoden und Konzepte zur Einwerbung von Zustiftungen und Spenden und deren Durchführung sowie für die öffentliche Darstellung der Bürgerstiftung Ditzingen in Konzept und Durchführung.
(5) Der Vorstand ist verantwortlich für Organisation, Controlling, Buchhaltung und Jahresabschluss, Steuern, Adressverwaltung und die allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Organisation und Controlling sind auf die Effizienz und die Qualität der Arbeit der Stiftung auszurichten. Zu seinem Verantwortungsbereich gehören weiterhin die Regelung der Rechtsverhältnisse der Bürgerstiftung und der von ihr verwalteten rechtsfähigen und treuhänderischen Stiftungen, die Pflege der Außenbeziehungen der Stiftung zu anderen Stiftungen, entsprechenden Vereinen und Verbänden.
(6) Der Vorstand darf entsprechend den zu erledigenden Aufgaben Arbeiten delegieren.
(7) Dem Vorsitzenden des Vorstandes obliegen die Koordinierung der Vorstandsarbeit, die Behandlung von Grundsatzfragen und die Information und Abstimmung mit dem Stiftungsrat.
§3 Vorstandssitzungen, Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung
(1) Der Vorstand soll mindestens ein Mal in sechs Monaten zu einer Vorstandssitzung zusammentreten.
(2) Die Vorstandssitzungen werden von dem Vorsitzenden des Vorstandes und bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter mit einer Frist von drei Tagen einschl. Bekanntgabe der Tagesordnung einberufen.
(3) Auf Verlangen eines Vorstandsmitgliedes ist der Vorsitzende zur Einberufung einer Vorstandssitzung verpflichtet.
(4) Der Vorsitzende des Vorstandes leitet die Vorstandssitzung, bei dessen Verhinderung sein Stellvertreter.
(5) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. In dringenden Fällen können Beschlüsse auch schriftlich im Umlaufverfahren herbeigeführt werden, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht.
(6) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse nach vorheriger gemeinsamer Aussprache mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung die Stimme des Stellvertreters.
(7) Die Beschlüsse sind in einer Niederschrift zu dokumentieren, diese ist vom Protokollanten und vom Vorsitzenden des Vorstands, bei dessen Verhinderung von seinem Vertreter zu unterschreiben, bei Personengleichheit (Vorsitz und Protokoll) von einem anderen Vorstandsmitglied, das an der jeweiligen Sitzung teilgenommen hat.
§4 Verschwiegenheitsverpflichtung
(1) Die Teilnehmer an den Vorstandssitzungen haben – auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Amt – über die Angelegenheiten der Stiftung, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Vorstand bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren
§5 Ersatz von Auslagen
(1) Die Mitglieder des Vorstandes haben Anspruch auf Ersatz der Auslagen für Reisen, Repräsentationspflichten und sonstige erforderliche Ausgaben. Dabei ist auf Wirtschaftlichkeit zu achten.
(2) Auslagen-Ersatz ist mit Belegen abzurechnen.
§6 Organisationsregelungen
Der Vorstand erlässt für die Abläufe der Stiftungsarbeit organisatorische Regelungen, und zwar
zum Projektverfahren: Antrag, Konzept und Verlauf der Prüfung, Festlegen der Projektprioritäten zueinander, Entscheidung,
zum Fundraising: Zielsetzung, Zielgruppen, Maßnahmen, z.B. Veranstaltungen (worüber, wann, wie?)
zu PR-Maßnahmen (Berichterstattung und Werbung): Art und Häufigkeit der zielgruppenspezifisch stiftungsintern und -extern zu nutzenden Medien,
zur Finanzverwaltung: Vollmachten, Kriterien der Anlagen mit Durchführung incl. Controlling, Buchhaltungsverfahren samt Jahresabschluss incl. zu nutzender Systeme, ggf. zu nutzendes externes Know how
zur Stiftungsverwaltung: Adressverwaltung, Unterschriftsvollmachten, Informationsweitergaben samt Verteilerfragen, Ablage und Archivierung.
§7 Inkrafttreten dieser Geschäftsordnung
Der Vorstand hat dieser Geschäftsordnung in seiner Sitzung am 12. Januar 2009 zugestimmt, sie tritt mit Wirkung des gleichen Tages in Kraft.
Ditzingen, den 12. Januar 2009
Unterschriften aller Vorstandsmitglieder:
